Offres d’emploi

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Assistant(e) de direction générale des services (H/F)

Commune dynamique de 4530 habitants, située au cœur de la vallée de la Loue, 25 kilomètres de Besançon et 30 kilomètres de Pontarlier, la ville d’Ornans est un centre culturel, touristique et économique important et bénéficie d’un cadre de vie privilégié dans un site exceptionnel. Surnommée « la petite Venise Comtoise », cité du peintre Gustave COURBET, ORNANS fait partie des Plus Beaux Détours de France et des Cités de Caractère Bourgogne Franche-Comté. ORNANS, chef-lieu de canton, est la ville siège de la Communauté de Communes Loue Lison (74 communes / 24821 habitants).

  • Date de publication :                    05/04/2024
  • Date limite de candidature :        05/05/2024
  • Date prévue du recrutement :     01/06/2024
  • Type de recrutement :                  Fonctionnaire ou Contractuel de droit public
  • Cadres d’emploi :                         Adjoint administratif – Rédacteur

Descriptif du poste

Collaborateur(trice) direct(e) du Directeur Général des Services, vous l’assister dans la gestion, le suivi et l’organisation de ses missions. Vous effectuez son secrétariat et la prise en charge de dossiers spécifiques qui vous seront confiés sous sa surveillance et responsabilité.

Missions

Assistance du Directeur Général des Services (DGS)

  • Gestion de l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés..)
  • Organisation et suivi des réunions du DGS (ordres du jour, comptes rendus)
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
  • Accueillir physiquement les rendez-vous
  • Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) et en assurer le suivi
  • Relais d’informations descendantes et ascendantes auprès des services et de la direction générale
  • Dossiers spécifiques : en charge de projets transversaux dont le pilotage relève de la direction générale et des élus

Conseil municipal et commissions

  • Préparation et suivi des réunions (envoi de convocation, rédaction de la note de synthèse, des comptes rendus et procès-verbaux)
  • Tenue des registres et coordination des services et partenaires pour suite à donner

Gestion de l’information et aide à la décision

  • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à la direction que les informations essentielles
  • Courriers « entrants » : enregistrement, ventilation et distribution dans les services
  • Suivi des parapheurs à la relecture de la direction
  • Référent archives : organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information), en lien avec les archives départementales
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
  • Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)

Communication

  • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) en lien avec le service communication
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la collectivité ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant)

Collaborateur(trice) d’élus

  • Suivi de l’agenda de Madame la Maire
  • Prise de rendez-vous – filtrage et orientation des appels téléphoniques – gestion des réclamations des administrés
  • Préparation et contrôle des dossiers afférents

Autres missions

  • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, d’un bail ou d’une convention en lien avec le service commande publique
  • Suivi du répertoire des actes notariés
  • Organisation des cérémonies patriotiques et des vins d’honneur

Relations fonctionnelles

  • Directeur général des services
  • Elus
  • Services municipaux
  • Collectivités territoriales partenaires,
  • Entreprises,
  • Particuliers

Compétences techniques, aptitudes professionnelles

  • Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des textes législatifs les régissant
  • Connaissances en gestion administrative
  • Connaissances des normes rédactionnelles
  • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
  • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé, web, conférence)
  • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques du numération
  • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
  • Maîtrise de l’organisation d’évènements
  • Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
  • Dynamisme
  • Esprit d’initiative
  • Discrétion
  • Organisation et rigueur
  • Polyvalence
  • Réactivité et autonomie
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Aisance relationnelle
  • Esprit d’équipe
  • Capacités rédactionnelles
  • Sens de l’écoute et de la communication
  • Disponibilité
  • Travail en mode projet

Diplômes requis

  • Formation de niveau Bac +2/3, BTS, DUT ou licence en assistanat de direction
  • Formation de niveau Bac + 5 : master droit public ou sciences politiques, diplôme d’IEP (Institut d’études politiques)

Conditions de recrutement

  • Poste à temps complet 35 h
  • Catégorie C et B
  • Emploi à pourvoir le : 1er juin 2024
  • Rémunération statutaire + Régime indemnitaire – tickets restaurant et adhésion au CNAS (Comité National d’Actions Sociales après 3 mois de présence)

Candidatures

Les candidatures (lettre de motivation, CV – arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) sont à adresser à Madame la Maire par mail.

Travailleurs handicapés, nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Emplois d’été

L’objectif : faire bénéficier les jeunes Ornanais(es) d’une expérience en milieu professionnel par le biais d’un travail saisonnier à temps complet de 4 semaines consécutives.

À cet effet, des emplois saisonniers sont proposés pour les vacances d’été !

Église Saint-Laurent

  • Assurer l’accueil du public et surveillance à l’église Saint-Laurent
  • Travail le week-end
  • Du 1er au 31 juillet ou du 1er au 31 août

Musée du costume

  • Assurer l’accueil du public et surveillance au Musée du Costume
  • Travail le week-end
  • Du 1er au 31 juillet ou du 1er au 31 août

Services techniques

  • Débroussaillage avec débroussailleuse, ramassage poubelles publiques, préparation animations, propreté
  • Horaires : 7h30-12h / 13h30-16h30 ou éventuellement horaires canicules : 6h00-13h00
  • Du 1er au 31 juillet ou du 1er au 31 août

Conditions de recrutement

Critères de sélection :

  • Habiter Ornans
  • Ne pas être l’enfant d’un élu en place
  • Ne pas avoir bénéficié d’un emploi saisonnier dans un service municipal les années précédentes

Les candidatures seront adressées pour le 14 avril 2024 au plus tard à :
MAIRIE D’ORNANS
Madame le Maire
Service RH
26 rue Pierre Vernier 25290 ORNANS
ou par mail

Passé ce délai, aucune candidature ne sera recevable.

Les candidatures devront comporter une lettre de motivation avec :

  • Nom, prénom, adresse postale, e-mail, téléphone et date de naissance
  • La ou les période(s) de disponibilité
  • Le service souhaité par ordre de priorité